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» 2017年05月08日 05時00分 公開

正しい「議事録」の書き方あなたが“正しい”と思う「議事録」は別の誰かにとって“正しくない”(1/2 ページ)

「要件定義書」や「提案依頼書」などのIT業界で作成するビジネス文書の書き方を、分かりやすく伝授する連載「エンジニアのためのビジネス文書作成術」。今回のテーマは「議事録」です。ミスなくモレなく誤解もされない記述方法を学びましょう。

[吉澤準特,@IT]

連載「エンジニアのためのビジネス文書作成術」は、書籍「外資系コンサルのビジネス文書作成術」(吉澤準特著 東洋経済新報社)を基に、出版社の許可を得て、筆者自身が@IT読者向けに再構成したものです。画像はWindows 7 + Word 2013上のものです。機能はWord2013、2016のいずれでも使用できます


 あなたは仕事でドキュメントを作る際、どのソフトウェアを使っているでしょうか。

 これは業界次第で傾向が大きく異なります。広告業界やコンサル業界は「PowerPoint」が大好きですし、官公庁や出版業界は「Word」文書で溢れています。

 IT業界は「Excel」が多いですね。進捗(しんちょく)管理に使う「WBS」や「課題一覧」、設計フェーズの成果物となる「設計書」に至っては、Excel以外のフォーマットで作られたものを見たことがほとんどありません。

 しかし、IT業界でも「これだけはWordで作る」という定番の文書があるのを知っていますか?

Wordで作るべきドキュメント

作成頻度の高いもの

1 議事録

2 要件定義書

完成度を高めたいもの

3 提案依頼書(RFP)

4 謝罪報告書

 ドキュメントのフォーマットには向き不向きがあります。プロジェクターを用いて「プレゼンテーション」するならスライド単位で作るPowerPoint、「項目整理や表集計」なら表作成と表計算ができるExcelが最適です。同様に、Wordに最適なドキュメントもあるのです。それは、「A4タテ型で作る複数ページの文書」と「文言の変更履歴を残す文書」です。

 この条件にピッタリ当てはまるドキュメントがIT業界にもあります。本連載はその中から「作成頻度の高いもの」と「完成度を高めたいもの」の代表格である4つのドキュメント作成方法を解説します。初回は「議事録」の書き方です。

議事録に記載する「項目」

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