正しい「議事録」の書き方：あなたが“正しい”と思う「議事録」は別の誰かにとって“正しくない”（1/2 ページ）

「要件定義書」や「提案依頼書」などのIT業界で作成するビジネス文書の書き方を、分かりやすく伝授する連載「エンジニアのためのビジネス文書作成術」。今回のテーマは「議事録」です。ミスなくモレなく誤解もされない記述方法を学びましょう。

[吉澤準特，＠IT]

連載「エンジニアのためのビジネス文書作成術」は、書籍「外資系コンサルのビジネス文書作成術」（吉澤準特著　東洋経済新報社）を基に、出版社の許可を得て、筆者自身が＠IT読者向けに再構成したものです。画像はWindows 7 + Word 2013上のものです。機能はWord2013、2016のいずれでも使用できます

　あなたは仕事でドキュメントを作る際、どのソフトウェアを使っているでしょうか。

　これは業界次第で傾向が大きく異なります。広告業界やコンサル業界は「PowerPoint」が大好きですし、官公庁や出版業界は「Word」文書で溢れています。

　IT業界は「Excel」が多いですね。進捗（しんちょく）管理に使う「WBS」や「課題一覧」、設計フェーズの成果物となる「設計書」に至っては、Excel以外のフォーマットで作られたものを見たことがほとんどありません。

　しかし、IT業界でも「これだけはWordで作る」という定番の文書があるのを知っていますか？

Wordで作るべきドキュメント

作成頻度の高いもの

1　議事録

2　要件定義書

完成度を高めたいもの

3　提案依頼書（RFP）

4　謝罪報告書

　ドキュメントのフォーマットには向き不向きがあります。プロジェクターを用いて「プレゼンテーション」するならスライド単位で作るPowerPoint、「項目整理や表集計」なら表作成と表計算ができるExcelが最適です。同様に、Wordに最適なドキュメントもあるのです。それは、「A4タテ型で作る複数ページの文書」と「文言の変更履歴を残す文書」です。

　この条件にピッタリ当てはまるドキュメントがIT業界にもあります。本連載はその中から「作成頻度の高いもの」と「完成度を高めたいもの」の代表格である4つのドキュメント作成方法を解説します。初回は「議事録」の書き方です。

議事録に記載する「項目」