【Excel】「マウスで表を選んでコピー＆ペースト」よりもスマートな方法あります：Tech TIPS

テンプレートとしているExcelのシートから新しいシートに表をコピーする、といったことは日常よく行われている作業だ。この際、表をコピーして、新しいブックを作成して、そこにペーストしていないだろうか？　このような方法では列幅が失われるなど、面倒なことが多い。そこで、シートの移動やコピーでスマートに処理する方法を紹介する。

[塩田紳二，著]

連載目次

対象：Office 2013／2016／2019／365

Excelで表のコピー＆ペーストは時間の無駄？
Excelで作成した表を流用したい場合、コピー＆ペーストで新規ブックや新しいシートにコピーしていないだろうか。このような操作では、せっかく見栄えよく調整した列の幅などの情報が失われてしまい、またイチから調整しなければならなくなる。

　「Microsoft Excel（エクセル）」では、一度作成した表を再利用することが少なくない。こんなとき表を選択してコピー＆ペーストをしていないだろうか？　はっきり言えば、これは最悪の方法だ。

　Excelで表を選択し、［Ctrl］＋［C］でコピーし、これを別のシートやブックに［Ctrl］＋［V］でペーストするといった作業を行うことで、書式が付いたまま表のコピー＆ペーストできる。ただ、セル幅などの一部の情報はコピーされないため、左右がつまった表としてコピーされてしまう。

　一応、Excelのペースト機能には「セル幅のコピー」という機能があるのだが、意外と手間である（貼り付ける際にセルを右クリックしてメニューで［形式を選択して貼り付け］を選び、「貼り付け」の［元の列幅を保持］を選択する）。

　また、ブックのシートが増えたときなど、過去の情報が記載されたシートを別のブックにしておきたいと思うことがある。こんなとき、ブックをコピーして、両方から不要なシートを削除する方法を使うことがある。しかし、間違って両方から必要なシートを削除してしまう恐れがある。

　そこで、Excelの「シートの移動またはコピー」機能を使えば、こうした危険性なしに効率的にシートのコピーや移動が行える。コピーされるのは、シートの完全なコピーであり、書式はもちろん、列幅なども完璧に同じになる。また、シートを移動させることで、シートを失うことなく、別のブックへ移すことが可能になる。

　そこで、本Tech TIPSでは「シートの移動またはコピー」機能の使い方を紹介する。

シートの移動またはコピー機能を使う場面とは

　ここでは、以下の3種類の操作パターンを想定して解説を行う。

パターンその1：シートの再利用（シートのコピーを作る）

　シートのコピーを新規ブックに作成する。例えば、テンプレートとしている見積書などをコピーして、新規の見積書を作成するような場合だ。

シートのコピーを作る（1）
コピーしたいシートを選択して、これを新規ブックにコピーする。

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シートのコピーを作る（2）
新規ブックにコピーしたシートが作られる。

パターンその2：ブックの分割（シートを別のファイルに移動）

　複数のシートが含まれたブックから、特定のシートを新しいブックまたは既存のブックに移動する。不要になったシートをブックから除外したいものの、一応、そのシートを取っておきたい、といった場合だ。元のブックからはシートが除かれてしまうので、シートを移動したブックを保存しないと、シート自体が失われてしまうことになるので注意したい。

ブックの分割（1）
移動したいシートを選択する。

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ブックの分割（2-1）
新しいブックにシートが移動する。

ブックの分割（2-2）
元のブックから移動したシートが取り除かれる。

パターンその3：シートの抜粋（必要なシートのみをコピーしたブックを作る）

　ブックから必要な複数のシートを新規ブックにコピーする。作成した資料から不要なものを取り除いて、新しいブックを作成するような場合だ。シートは、シートタブを［Shift］／［Ctrl］キーを押しながら、クリックすることで複数の選択が行える。

シートの抜粋（1）
コピーしたい複数のシートを選択する。

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シートの抜粋（2）
複数のシートを新規ブックにコピーする。

シートの「コピー」なら同一ブック内でも可

　いずれのパターンも、新規作成したブックにシートをコピーまたは移動することを想定している。ただし、シートのコピーに関しては、同一ブック内でも問題なく行える。

既存ブックにコピー／移動するなら、あらかじめ開いておく

　コピー／移動の準備として、事前にコピー／移動元となるブックを開いておく。また、コピー／移動先となるブックが既に存在している場合はこれも開いておく。一方、ブックを新規に作成する場合には、事前に作成しておく必要はない。

シートのコピー／移動の仕方

　ここまで準備したら以下の手順を繰り返すことで、作業が行える。

シートのコピー／移動の仕方（1）
コピーしたいシートを選択し表示させる。複数のシートを移動／コピーしたい場合は、シートタブを［Shift］／［Ctrl］キーを押しながら、クリックして選択を行う。シートを選択した状態で、シートタブを右クリックして、メニューから［移動またはコピー］を選択する。

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シートのコピー／移動の仕方（2）
［シートの移動またはコピー］ダイアログが開く。シートをコピーする場合は、「コピーを作成する」にチェックを入れてオンにする。ここをチェックしないと、シートの「移動」となる。

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シートのコピー／移動の仕方（3）
「移動先ブック名」で［（新しいブック）］を選択すると、新規ブックが作成されて、そのブックにシートが移動／コピーされる。一方、その他のブック名を「移動先ブック名」のリストから選択すると、その（オープン済みの）既存ブックにシートが移動／コピーされる。

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シートのコピー／移動の仕方（3）
「挿入先」で移動／コピーするシートが置かれる場所にあるシートを選択する。この機能では選択したシートの前に移動／コピーするシートが配置されることに注意したい。ブックの末尾にシートをコピーや移動させたい場合には、［（末尾へ移動）］を選択する。これで［OK］ボタンをクリックすれば、シートの移動／コピーが行われる。

　「シートの再利用」パターンでは、同一ブックを選択しても構わない。「ブックの分割」パターンでは、必要なシートを移動させるため、シートを間違って削除する可能性がない。同様にシートの抜粋でも、必要なシートだけをコピーするため、削除忘れなどは発生しない。

　ただし、「シートの抜粋」パターンの場合には、必要なシートがコピーされたか、見せてはいけないシートをコピーしなかったか十分確認を行う必要がある。

　作業が終わったら、新規作成したブックはすぐに保存する。ここで編集作業などを始めてしまうと、クラッシュしたときにブックの回復が難しくなる。まずは、一回ファイル名を付けて保存しよう。