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【Excel／Word】無料でPDFファイルに出力する3つの方法：Tech TIPS

ExcelやWordの文書でPDFファイルにして、保存しておいたり、取引先にメール添付で送信したりすることは日常的に行われているだろう。この際、PDF作成ツールなどを購入していないだろうか。実は、Excel／Wordは特別なソフトウェアなしにPDFファイルへの出力が行える。ただ、パスワード付きPDFファイルにする場合には注意が必要だ。

» 2020年04月06日 05時00分公開

[小林章彦，デジタルアドバンテージ]

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連載目次

対象：Word 2013／2016／2019／365、Excel 2013／2016／2019／365

■記事内目次

　見積書や領収書、契約書などをやりとりする場合、「Microsoft Excel（エクセル）」や「Microsoft Word（ワード）」のファイル（xlsxファイルやdocファイル）ではなく、いったんPDFファイルにして変換してから送付する、というケースも多い。PDFファイルにすれば、受け取った相手はWebブラウザで中身を見ることができるし、勝手に修正して悪用されにくい（実際には、PDFファイルを直接編集することも可能だが）と思われているからだろう。

　また、PDFファイルでは、作成時にパスワードを付けて、閲覧を制限することもできる。

　ただ、PDFを作成するには、市販のPDFツールが必要になると思っている人も多いようだ。

　そこで、本Tech TIPSではExcel／Wordから、PDFファイルを作成する方法を紹介する。なお、ExcelとWordでPDFファイルの作成手順はほぼ同じなので、Excelを例に解説する。ただし、パスワード付きのPDFファイルの作成は、Wordしか対応していないので、この点についてはWordで解説を行う。

その1：印刷機能でPDFファイルを作成する

　古くからのWindows OSユーザーにはなじみのある方法が、印刷の際にプリンタとして「PDF仮想プリンタ（PDFツール）」を選択してPDFファイルを作成する方法ではないだろうか。

　PDF形式にしたいブックファイルや文書ファイルをExcel／Wordで開き、［ファイル］－［印刷］を選択し、「プリンター」で「Microsoft Print to PDF」を選択して、［印刷］ボタンをクリックすればよい。印刷の向きや用紙サイズを変更したい場合は、印刷前に［プリンターのプロパティ］リンクをクリックして、設定を行う。ただ、設定できる項目は少なく、フォントの埋め込みや画像の解像度などに関する設定、PDFファイルにパスワードを付けることなどはできない。

印刷機能でPDFファイルを作成する（1）
［ファイル］－［印刷］画面を開き、「プリンター」で「Microsoft Print to PDF」を選択する。印刷の向きや用紙サイズを変更する場合は、［プリンターのプロパティ］リンクをクリックする。

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印刷機能でPDFファイルを作成する（2）
［プリンターのプロパティ］リンクをクリックすると、［Microsoft Print to PDFのドキュメントのプロパティ］ダイアログが開く。ここで、印刷の向きが変更できる。用紙サイズを変更したい場合は、この画面の［詳細設定］ボタンをクリックする。

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印刷機能でPDFファイルを作成する（3）
［詳細設定］ボタンをクリックすると、［Microsoft Print to PDFのドキュメント詳細オプション］ダイアログが開き、ここで用紙サイズが設定できる。

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印刷機能でPDFファイルを作成する（4）
設定が完了したら、［ファイル］－［印刷］画面の［印刷］ボタンをクリックする。

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印刷機能でPDFファイルを作成する（5）
印刷が開始されて、［印刷結果を名前を付けて保存］ダイアログが表示される。ここでPDFファイルの保存先とファイル名を指定して［保存］ボタンをクリックする。

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印刷機能でPDFファイルを作成する（6）
作成されたPDFファイルを開くと、ExcelのシートがPDF形式で保存されていることが分かる。

その2：サードパーティー製の仮想PDFプリンタを使う

　フォントの埋め込み方法や画像の解像度などを設定したり、パスワード付きのPDFファイルを作成したりしたい場合は、「Microsoft Print to PDF」の代わりにサードパーティー製の仮想PDFプリンタを利用するという手がある。

　無償で利用できる仮想PDFプリンタには、主として以下のようなものがある。

CubePDF
PrimoPDF
PDF-XChange Lite Printer（非商用ユーザーのみ無償）

　また、Adobe Acrobat DC（Adobe）やJUST PDF 4（ジャストシステム）、いきなりPDF（ソースネクスト）といった有償の製品もある。

　以下ではCubePDFの利用例を紹介しよう。

CubePDFを使ってPDFファイルを作成する（1）
［ファイル］－［印刷］画面で「プリンター」に［CubePDF］を選択する。

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CubePDFを使ってPDFファイルを作成する（2）
用紙の方向やサイズは［プリンターのプロパティ］リンクをクリックして表示される［CubePDFのドキュメントのプロパティ］ダイアログで設定できる。

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CubePDFを使ってPDFファイルを作成する（3）
［CubePDFのドキュメントのプロパティ］ダイアログの［詳細設定］ボタンをクリックすると、［CubePDF詳細オプション］ダイアログが開き、用紙サイズや印刷品質などの設定が行える。

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CubePDFを使ってPDFファイルを作成する（4）
設定が完了したら、［ファイル］－［印刷］画面で［印刷］ボタンをクリックすると、このCubePDFのダイアログが表示される。［一般］タブでは、PDFのバージョンや印刷解像度、出力ファイル名などの設定が行える。

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CubePDFを使ってPDFファイルを作成する（5）
［セキュリティ］タブを開くと、パスワードを設定できる。管理用パスワードはPDFファイルを編集可能にするもの、閲覧用パスワードは閲覧する際に必要となるものだ。また、パスワードを設定すると、デフォルトで印刷やテキストのコピーなどが制限される。印刷などを許可する場合は、「印刷を許可する」にチェックを入れる。設定が終了したら［変換］ボタンをクリックすると、PDFファイルが作成される。

その3：［名前を付けて保存］または［エクスポート］を選択してPDF形式で保存する

　ここまで説明した仮想PDFプリンタを使わずとも、Excel／Word単体でPDF形式への変換と保存が可能だ。それにはまず［ファイル］－［名前を付けて保存］を選択し、右ペインで［参照］などを選択して、［名前を付けて保存］ダイアログを開く。

　［名前を付けて保存］ダイアログで、保存先を指定し、「ファイルの種類」のプルダウンリストから［PDF］を選択する。［保存］ボタンをクリックすると、指定したフォルダにPDF形式で保存され、自動的に既定のPDFビュワー（デフォルト設定ではMicrosoft Edge）でPDFファイルが開かれる。

［名前を付けて保存］を選択してPDF形式で保存する（1）
［ファイル］－［名前を付けて保存］を選択し、［参照］をクリックする。

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［名前を付けて保存］を選択してPDF形式で保存する（2）
［名前を付けて保存］ダイアログが表示されるので、ファイルの保存先を選択して、「ファイルの種類」のプルダウンリストを開く。ここで［PDF］を選択する。「最適化」で「最小サイズ」を選択すると、画像などの圧縮率が上がり、PDFファイルのサイズが小さくなる（画像が粗くなることがある）。［保存］ボタンをクリックすると、PDF形式で保存される。

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［名前を付けて保存］を選択してPDF形式で保存する（4）
自動的に既定のPDFビュワーで、保存したPDFファイルが開く。

　［ファイル］メニューで、［エクスポート］－［PDF/XPSドキュメントの作成］を選んでも、同様にPDF形式での保存が行える。

パスワード付きPDFファイルを作成する

　前述の通り、サードパーティー製の仮想PDFプリンタを使うことで、PDFファイルにパスワードを付けることができる。こうしたサードパーティー製品を使わなくても、Wordについては、デフォルトで閲覧を制限するためのパスワード付きPDFファイルの作成が行える（Excelは未対応）。その方法を紹介しよう。

　［名前を付けて保存］または［エクスポート］でPDF形式による保存を選択したら、［名前を付けて保存］ダイアログまたは［PDFまたはXPS形式で発行］ダイアログで［オプション］ボタンをクリックする。

　［オプション］ダイアログが開いたら、「PDFオプション」欄の「ドキュメントをパスワードで暗号化する」にチェックを入れて、［OK］ボタンをクリックする。

　［PDFドキュメントの暗号化］ダイアログが開くので、ここでパスワードを入力して、［OK］ボタンをクリックすると、［名前を付けて保存］ダイアログに戻る。ここで［保存］ボタンをクリックすれば、PDF形式でWord文書が保存される。

Wordでパスワード付きPDFファイルを作成する（1）
Wordで［ファイル］－［名前を付けて保存］を選択し、［参照］をクリックする。

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Wordでパスワード付きPDFファイルを作成する（2）
［名前を付けて保存］ダイアログが表示されるので、ファイルの保存先を選択して、「ファイルの種類」のプルダウンリストを開く。ここで［PDF］を選択する。

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Wordでパスワード付きPDFファイルを作成する（3）
ここで［オプション］ボタンをクリックする。

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Wordでパスワード付きPDFファイルを作成する（4）
［オプション］ダイアログが表示されるので、「ドキュメントをパスワードで暗号化する」にチェックを入れる。［OK］ボタンをクリックすると、［PDFドキュメントの暗号化］ダイアログが表示されるので、6文字から32文字までのパスワードを入力して、［OK］ボタンをクリックする。

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Wordでパスワード付きPDFファイルを作成する（5）
作成したPDFファイルを開くと、パスワードの入力が求められる。

　Excelファイルをパスワード付きのPDFファイルにしたい場合は、Excel上でパスワードが付いていない状態のPDFファイルを作成し、これをWordで読み込ませて、上記の手順でパスワード付きPDF形式による保存を行えばよい。二度手間ではあるが、サードパーティー製のツールなどを利用しなくても、Excelファイルをパスワード付きPDFファイルにすることができる。

Wordでパスワード付きPDFファイルを作成する際の注意

　Wordでパスワード付きPDFファイルを作成する方法では、サードパーティー製ツールのように、「印刷を禁止」「テキストと画像のコピーは禁止」といったような細かな制限は付けられない（パスワードを入力しないと閲覧できない「閲覧制限」は可能）。

　特に印刷が禁止できない点には注意したい。パスワードを知っている閲覧者がパスワードを入力してPDFビュワーで閲覧後に、仮想PDFプリンタでPDFファイルに「印刷」すると、元の内容とほぼ同じでパスワードが解除されたPDFが作成できてしまうからだ。

　より高いセキュリティを求めるのであれば、サードパーティー製の仮想PDFプリンタを利用して印刷などを禁止したPDFを作成するのがよいだろう。

CubePDFを使ってパスワード付きPDFファイルを作成した場合
CubePDFを使ってパスワード付きPDFファイルを作成すると、画像やテキストのコピーや印刷を許可しないようにできる。PDFビュワーで開くと、メニューの［印刷］がグレーアウトして印刷が行えない。

　このようにExcel／WordからPDFファイルを作成する方法は幾つかある。「Microsoft Print to PDF」は最も手軽だが、画像の圧縮などの設定が行えない。また、［名前を付けて保存］でPDF形式で保存する方法は、画像の圧縮などの最適化が可能で、Wordであればパスワードを付けることも可能だ。

　パスワードによる閲覧以上の機能制限が必要な場合は、サードパーティー製の仮想PDFプリンタを使う必要がある。サードパーティー製ツールのインストールが可能ならば、CubePDFなどを使うのがおすすめだ。

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