ExcelやWordの文書でPDFファイルにして、保存しておいたり、取引先にメール添付で送信したりすることは日常的に行われているだろう。この際、PDF作成ツールなどを購入していないだろうか。実は、Excel/Wordは特別なソフトウェアなしにPDFファイルへの出力が行える。ただ、パスワード付きPDFファイルにする場合には注意が必要だ。
この記事は会員限定です。会員登録(無料)すると全てご覧いただけます。
対象:Word 2013/2016/2019/365、Excel 2013/2016/2019/365
見積書や領収書、契約書などをやりとりする場合、「Microsoft Excel(エクセル)」や「Microsoft Word(ワード)」のファイル(xlsxファイルやdocファイル)ではなく、いったんPDFファイルにして変換してから送付する、というケースも多い。PDFファイルにすれば、受け取った相手はWebブラウザで中身を見ることができるし、勝手に修正して悪用されにくい(実際には、PDFファイルを直接編集することも可能だが)と思われているからだろう。
また、PDFファイルでは、作成時にパスワードを付けて、閲覧を制限することもできる。
ただ、PDFを作成するには、市販のPDFツールが必要になると思っている人も多いようだ。
そこで、本Tech TIPSではExcel/Wordから、PDFファイルを作成する方法を紹介する。なお、ExcelとWordでPDFファイルの作成手順はほぼ同じなので、Excelを例に解説する。ただし、パスワード付きのPDFファイルの作成は、Wordしか対応していないので、この点についてはWordで解説を行う。
古くからのWindows OSユーザーにはなじみのある方法が、印刷の際にプリンタとして「PDF仮想プリンタ(PDFツール)」を選択してPDFファイルを作成する方法ではないだろうか。
PDF形式にしたいブックファイルや文書ファイルをExcel/Wordで開き、[ファイル]−[印刷]を選択し、「プリンター」で「Microsoft Print to PDF」を選択して、[印刷]ボタンをクリックすればよい。印刷の向きや用紙サイズを変更したい場合は、印刷前に[プリンターのプロパティ]リンクをクリックして、設定を行う。ただ、設定できる項目は少なく、フォントの埋め込みや画像の解像度などに関する設定、PDFファイルにパスワードを付けることなどはできない。
フォントの埋め込み方法や画像の解像度などを設定したり、パスワード付きのPDFファイルを作成したりしたい場合は、「Microsoft Print to PDF」の代わりにサードパーティー製の仮想PDFプリンタを利用するという手がある。
無償で利用できる仮想PDFプリンタには、主として以下のようなものがある。
また、Adobe Acrobat DC(Adobe)やJUST PDF 4(ジャストシステム)、いきなりPDF(ソースネクスト)といった有償の製品もある。
以下ではCubePDFの利用例を紹介しよう。
ここまで説明した仮想PDFプリンタを使わずとも、Excel/Word単体でPDF形式への変換と保存が可能だ。それにはまず[ファイル]−[名前を付けて保存]を選択し、右ペインで[参照]などを選択して、[名前を付けて保存]ダイアログを開く。
Copyright© Digital Advantage Corp. All Rights Reserved.