開発プロジェクトの提案要請書で注意すべき3つのポイントとは ガートナーがフレームワークを発表：新型コロナ収束後に向けて外部委託コストを最適化

ガートナー ジャパンは、企業が外部委託コスト最適化に向けた施策を進めるためのフレームワークを発表した。新型コロナウイルス感染症の流行収束後に向けた活動の第一歩として、同フレームワークを用いて調達プロセスや調達組織を再構築すべきだとしている。

[＠IT]

　ガートナー ジャパンは2020年6月2日、外部委託コストの最適化に向けた施策を進めるためのフレームワークを発表した。同フレームワークは、新型コロナ収束後に向けて企業がIT関連業務の外部委託コストを見直す際の指針になる。

外部委託コスト最適化のためのフレームワーク

　ガートナー ジャパンが2020年4月に実施した調査によると「IT支出全体を削減する見通し」と回答した割合が40％強で、中でも開発費（外部委託費）予算を削減する意向である企業が43.5％に上った。さらに、現在契約中の運用保守サービスやサブスクリプションのコストを今後削減する見通しと回答した割合は約40％を占めた。

　ガートナー ジャパンのアナリストでバイスプレジデントを務める海老名剛氏は、「国内企業は海外企業よりも積極的に外部委託を活用する傾向にある。そのため、改めてITコストとしての外部委託コストの見直しが強く求められている。当面のコスト削減だけでなく、現在の危機的状況の後も見据えた、より根源的な対策が必要だ」としており、次のフレームワークに沿って施策を講じることを推奨している。

　そのフレームワークとは、外部委託コストを「外部委託計画」と「ベンダー選定」「契約交渉」の3つの領域に分けて、最適化するというものだ。

外部委託コスト最適化のためのフレームワーク（出典：ガートナー ジャパン）

開発プロジェクトの提案要請書で注意すべき3つのポイント

　開発プロジェクトは、外部委託計画時に重要度を検証することで、優先度の高いもののみに支出を絞る。ガートナー ジャパンは、開発プロジェクトを「売り上げ増やコスト削減に結び付けやすいプロジェクト」と「金額的効果に結び付けにくいリスク軽減のためのプロジェクト」の2つに分けて検討することを推奨している。さらに「リモート型の開発」や「クラウド開発基盤」「標準的な開発フレームワークや自動化」といったITサービス調達のための選択肢に関する情報開示をベンダーに求めるべきだとしている。

　そしてベンダー選定時や契約交渉時に、適切なコストの提案や契約条件をITベンダーから引き出すことが、ユーザー企業にとって重要だと指摘する。策定した外部委託計画を実行する最適なベンダーを選定するには、開発プロジェクトの提案要請書に、次の3点を含むべきだとしている。

1. プロジェクトの基本情報やサービス要件、ベンダーに期待する適性などの情報
2. ベンダーが回答作成スケジュールを適切に調整できるようにするための評価プロセスや価格の提示方法
3. 各ベンダーから公平で同じ粒度の提案を引き出すための共通の回答テンプレート

　これと同時に運用保守サービスやサブスクリプションについても、利用方法や契約条件を契約交渉で改めて見直すことで、コストを適正化できる。

　運用保守サービスに関しては、契約更新時に委託範囲やサービスレベル合意（SLA）を見直す。中長期的には、AI（人工知能）やロボティクスなどを活用してオンサイト人材の削減などを進めることも必要だ。クラウドサービスのサブスクリプションについては、従量課金のサービスでは利用量の減少がコスト低減につながる。契約更新時に契約条件を再交渉するだけでなく、契約期間中であっても不要なサービスや過剰なサービスの停止を交渉する。

　海老名氏は、「新型コロナウイルス感染症の流行収束後に向けた活動の第一歩として、当社のフレームワークを用いて堅固な調達プロセスや調達組織を再構築すべきだ」と述べている。