Outlook

更新日：2006/03/31

サブディレクトリ

Office に戻る

Outlook
	間違いメールの発信を予防する方法 メールの内容を推敲したり、あて先などをじっくり確認するために、メールを作成しても、すぐには送信したくない場合がある。 ／ このような場合は、明示的な指示があるまでメールの送信を保留するように設定しておくとよい。 ／ 送信が保留されたメールは送信トレイに保存されるので、実際に送信するまで何度でも再編集することができる。
	メールのBccフィールドを活用する メールを送信する場合、誰にメールを送っているかをほかの受信者に公開したり、明らかにしたくないことがある。 ／ そのような場合はあて先フィールドとしてToやCcではなく、Bccを利用するとよい。 ／ Bccに記入された受信者のアドレスはメール中には記録されないので、メールを見てもだれに送信されているのかは分からない。
	Outlook 2003のメッセージ送信を1分間遅延させる ［送信］ボタンをクリックした直後「しまった！」と送信を一時保留させたくなることが少なくない。 ／ ［接続したら直ちに送信する］オプションをオフにすれば、ある程度事故は防げる。 ／ より確実に設定した時間だけ送信処理を保留させるなら、仕訳ルールを利用するとよい。
	複数のメール・アカウントを使い分ける 用途やネットワーク接続の状況によってメール・アドレスやメール・サーバを使い分けたいことがある。 ／ このような場合は、メール・ソフトウェアの持つ複数アカウントの定義機能を利用するとよい。 ／ ただし同一のメール・サーバで複数アカウントを使い分ける場合は、1つのアカウントでのみ受信を有効にしておく。
	不適切なメールの返信アドレス設定に注意 インターネット・メールにおいて、送信者の電子メール・アドレスを指定するには2種類の方法がある。 ／ 一般的にはFrom:が使われるが、別のアドレスへ返信してほしい場合はReply-To:を利用してもよい。 ／ だがメーリング・リストなどではトラブルになる可能性が高いので、Reply-To:はなるべく使わないようにするべきである。
	Outlookデータ・バックアップ・ツールを活用する いまや電子メールは、仕事の情報が集中するツールになった。データを失ったら一大事である。 ／ Windows 2000／XP／2003標準のバックアップ・ユーティリティを利用してバックアップを行えるが、ファイルを指定するなど操作は面倒だ。 ／ Outlook 2000／Outlook 2002／Outlook 2003を利用しているなら、マイクロソフトが無償提供しているバックアップ・ツールを利用できる。
	Outlook 2002におけるメッセージ・エンコーディングの問題点 Office XPに含まれる最新のOutlook 2002では、無用なメッセージ・エンコーディングにより、相手によってメール配信エラーが発生してしまう場合がある。その原因と問題回避法について。
	Outlookで開けない添付ファイルに遭遇したら Outlook 2002以降では、セキュリティ対策の一環として、特定の拡張子を持つ添付ファイルを開いたり保存したりできないようにブロックされている。 ／ だがこの制限のために、必要な添付ファイルが開けずに困ることがある。 ／ レジストリを編集することによって、添付ファイルの拡張子ごとに制限を緩めることができる。
	Outlook 2003のデスクトップ通知を使いこなす Outlook 2003には、メールや会議出席依頼、仕事の依頼を受信するとポップアップ・ダイアログでメッセージを表示する、「デスクトップ通知」という機能が搭載されている。 ／ デフォルトでは、IMAPメールではデスクトップ通知が利用できないが、「仕訳ルール」を利用すれば実現することができる。
	悪意のあるHTMLメールから、より確実にコンピュータを守る Outlook Express／OutlookでHTML形式のメールを表示するときには、表示エンジンとしてIEが使われる。 ／ このとき、表示に適用されるゾーンを設定できる。 ／ 古いOutlook Express／Outlookでは、デフォルトのゾーン設定が甘いので、より制限の強い設定に変更した方がよい。
	Outlookのフルテキスト検索処理を100倍高速化する（MSNサーチを活用する） Outlookの標準検索機能はお世辞にも速いとはいえない。送受信するメールがうなぎ登りに増加する昨今では、到底有効な機能といえなくなってきている。 ／ 米Microsoftが公開したLookoutという検索アドインを利用することもできるが、こちらは日本語に対応しておらず、検索もれなどが発生してしまう。 ／ あまり知られていないが、インターネット・ポータル・サイトのMSNで無償公開されているMSNサーチ・ツールバーはOutlookに対応しており、これをインストールすると、正式に日本語対応された高速検索機能がOutlookに追加される。
	Outlook ExpressでPOP before SMTP仕様のサーバにメールを送信する 匿名による無差別なメール送信を防止するため、ISPはメール送信時にもユーザー認証を実行している。 ／ その手段の1つとしてPOP before SMTPがある。 ／ Outlook ExpressはPOP before SMTPに対応していない。しかしタイミングによってはエラーが表示される場合はあるものの、実用上は問題なく送受信できるように設定できる。
	メールの文字コードを理解する 電子メールで使用される文字コードにはさまざまなものがあり、日本語メールでも複数のコードが使用されている。 ／ 使用されているメールのコードはヘッダ中のContent-Type:フィールドに記録されている。 ／ メールの文字化けして正しく表示されない場合は、強制的にエンコーディング形式を変更するとよい。
	ドラッグ＆ドロップで自動的に新規メールを作成する Webページなどの文字列を引用して、メールを作成したいことがある。 ／ このような場合、通常は手動でメールの新規作成ウィンドウを開いて文字列をコピー＆ペーストする。 ／ しかし、手動で新規作成ウィンドウを開かなくとも引用したい文字列をドラッグ＆ドロップするだけで自動で新規メールを作成することができる。
	Outlookでメールの配信日時を指定する メール作成直後ではなく、明日の朝など、あらかじめ決められた日時にメールを送信したいことがある。 ／ このような場合は、Outlookの配信日時の指定機能を使えばよい。
	メッセージ・ルールを活用する（Outlook 2003編） Outlook 2003は、受信したメールをルールに基づいて自動的に分類・整理する「仕訳ルール」という機能を持っている。 ／ ルールは、メール・アドレスや件名などを基にした条件部と、条件成立時に実行される処理部からなる。 ／ ルールはメールの受信時だけでなく、指定したフォルダ中の複数のメールに対しても実行できる。
	メーラにデジタル証明書を設定する（Outlook編） デジタル証明書は、メールへの署名や暗号化、復号化に使われる。 ／ 個人用のデジタル証明書は、デフォルトではインストールされていない。 ／ デジタル証明書をインポートし、Outlookのセキュリティ設定を作成すればよい。
	Outlookのフルテキスト検索処理を100倍高速化する（Lookoutアドインを活用する） Outlookのフルテキスト検索は遅い。大量のメールを送受信するヘビー・ユーザーにとっては、あまり頼りにできない存在である。 ／ 米Microsoftは、LookoutというOutlookのアドインを無償公開した。これはOutlookデータのインデックス検索を可能にするアドインで、検索速度を劇的に向上させる。 ／ 提供されているのは英語版のみで、日本語環境では一部問題も生じているが、注意して使えば十分実用になる。
	メンバースケジュールをOutlookで手軽に共有する（インターネット編） Outlookと「インターネット予定表空き時間情報サービス」を利用することで、企業や組織の垣根を越えたグループ・メンバー間の予定の空き状況を共有することができる。 ／ 各ユーザーがOutlookを利用してインターネットに接続している状況では、効果の高い情報共有手段となる。 ／ このサービスを利用するためには、.NET Passportの取得が必要となる。
	OutlookのExchange拡張で追加されるアクセス権タブが表示されない Exchange ServerとOutlook 2003を併用することで組織内のユーザーがメッセージやスケジュールなどを共有し、互いに参照や編集を行えるようになる。 ／ 他人の情報にアクセスするには、適切なアクセス権が必要になる。また、与えられた権限によりできることが異なる。 ／ アクセス権の設定は、プロパティの［アクセス権］タブで調整するが、同タブが表示されていない場合がある。
	Windows Messengerを自動起動しないようにする Windowsのデフォルトでは、ユーザーがログオンすると自動的にWindows Messenger が起動するようになっている。 ／ Windows Messengerは自分のプレゼンス情報（オンライン／オフラインなど）をメンバ間で共有できて便利だが、ときには自分のアクティビティを知られたくない場合や、プレゼンを実施するなどで、通知領域へのポップアップ表示を禁止したい場合などがある。 ／ Windows Messengerの自動ログオンを禁止するには、Windows Messengerはもとより、Outlook ExpressやOutlookの設定も変更（確認）する必要がある。
	メール・ルール処理の優先度に注意 複数のメール・ルールを定義する場合、条件にマッチするルールが2つ以上あると、その順番や処理内容によっては意図したとおりに動作しないことがある。 ／ あるルールの適用後、ほかのルールを適用させたくない場合は、ルール処理を中断させるアクションを明示的に定義する必要がある。 ／ デフォルトのルールを表現するには、ルール定義リストの先頭に置くか、各ルールの最後に必ず処理の中断アクションを置くようにする。
	Outlook 2002の「迷惑メール」機能に注意 Outlook 2002には、迷惑メールや成人向けメールを自動識別して、別フォルダに自動仕訳したり、色分けしたりする便利な機能がある。 ／ しかし実際には、この識別方法はあまり有効な内容ではなく、必要なメールを誤って迷惑メールと識別してしまう危険がある。
	イントラネット内のメンバースケジュールをOutlookで手軽に共有する Exchange Serverなどのグループウェアを導入しなくてもOutlookだけでメンバー間の予定の空き状況を共有することができる。 ／ Outlookを利用しつつもグループウェアは導入していない状況においては、効果の高い情報共有手段となる。

＠ITメールマガジン　新着情報やスタッフのコラムがメールで届きます（無料）