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» 2021年10月29日 05時00分 公開

構造化Excelテク:印刷を考慮して複数に分けた表を1つにまとめて集計可能にするTech TIPS

Excelで表を作成する際、印刷を前提に表を分割することがある。表を分割してしまうと、集計や並べ替えが行えなくなり、せっかくのデータが活用できない。そこで、分割された表を1つにまとめて集計可能にする手順を紹介しよう。

[小林章彦,デジタルアドバンテージ]

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対象:Excel 2016/2019/365


印刷前提の分割された表を1つにまとめる手順 印刷前提の分割された表を1つにまとめる手順
Excelで表を作成する際、印刷を前提に表を分割していまっていることがある。表が分割されていると、集計や並べ替えが行えない。データを活用するため、分割された表を1つにまとめよう。

 「Microsoft Excel(エクセル)」で作成した表の中には、印刷を前提として1つの表を分割しているものがある。表を分割してしまうと、機械的に処理が行えなくなり、集計や並べ替えが難しくなってしまう。

 総務省統計局が公開した各府省が政府統計の総合窓口(e-Stat)に掲載する統計表の表記方法の統一ルール「統計表における機械判読可能なデータの表記方法の統一ルールの策定」の18ページ「チェック項目2-1 データが分断されていないか」においても、「Excelの1シートに複数の表頭・表側を設定した場合、データが分断されてしまい、機械判読に支障をきたす可能性がある。 そのため、不必要な表の分離は行わないこと」としている。

 こうした表は意外と多く、自治体が提供しているオープンデータでもよく見かける。ここでは、長野県伊那市がオープンデータとして提供している「地区別・年齢別人口、世帯」(伊那市の「オープンデータの取り組みについて」の「人口・世帯・統計」欄よりダウンロード可能)を例に、分割された表を1つにまとめる手順を紹介する。なお、このExcelの表は、外部ソースへのリンクが含まれているため、実際に試す場合は常にこのWebページから最新のデータをダウンロードして試してほしい。

分割された表を1つにまとめる

 最初に、分割された表のExcelのファイルを開く。この表を使って、1つにまとめてもいいのだが、操作ミスなどにより、やり直しが必要になった場合、最初から作業をやり直さなければならなくなる可能性もあるので、「空のブック」を開いてそこに作成するとよい。以下の解説でも、元のブックとは別に「空のブック」を作成して開いている。

 表を1つにまとめる作業は、基本的にコピー&ペーストの繰り返しになるが、表の選択方法など効率的に行える方法がある。

セルに数式などが含まれていないことを確認する

 まず、セル内の値を確認しておこう。数式を利用してセルの値を入力していたり、外部ソースへのリンクがあったりする場合、表をコピーするとセルの参照関係が崩れて値が変わってしまうことがある(外部ソースへのリンクについては、Tech TIPS「【Excel】『外部ソースへのリンク』エラーの対処方法と発生させないための対策」を参照してほしい)。そこで、表の中に数式などが含まれていないか、検索を使って確認しておこう。

 それには、Excelでオリジナルのシート(ブック)を開き、[ホーム]タブの[編集]グループにある[検索と選択]をクリックし、[検索]を選択する(あるいは[Ctrl]+[F]キーを押す)。[検索]タブが開いた状態で[検索と置換]ダイアログが表示されるので、「検索する文字列」に「=(半角イコール)」を入力し、[オプション]ボタンをクリックして「検索場所」に[シート]、「検索対象」に[数式]を選択し、[すべて検索]ボタンをクリックする。検索結果が表示された場合は、セル内に数式が存在することになる。

セルに数式などが含まれていないことを確認する(1) セルに数式などが含まれていないことを確認する(1)
セルに数式などが含まれていると、別のブックにコピーした際にデータが変わってしまうことがある。そこで、数式が含まれていないことを確認しよう。それには、まず[ホーム]タブの[検索と選択]をクリックして、メニューから[検索]を選択する。
セルに数式などが含まれていないことを確認する(2) セルに数式などが含まれていないことを確認する(2)
[検索と置換]ダイアログが[検索]タブを開いた状態で表示されるので、「検索する文字列」に「=(半角イコール)」を入力し、[オプション]ボタンをクリックして「検索場所」に[シート]、「検索対象」に[数式]を選択し、[すべて検索]ボタンをクリックする。検索結果が表示された場合は、セル内に数式が存在することになる。

 数式などが含まれていない場合は、数値としてコピーする作業は不要だ。「表」を1つにまとめる作業に直接進めればよい。

数式が含まれている場合は別のブックに数値としてコピーする

 セル内に数式が存在する場合は、一度、「表」を数値に変換しておく。それには、まず行見出し(行番号などが表示されている部分)の上をクリックして、シート全体を選択、[Ctrl]+[C]キーで表全体をクリップボードにコピーしておく。次に、Excelで新しい「空のブック」を開き、そこの「A1」セルで右クリックをして、メニューの「貼り付けのオプション」の[形式を選択して貼り付け]−[形式を選択して貼り付け]を選択する。[形式を選択して貼り付け]ダイアログが表示されるので、[値と数式の書式]を選択して、[OK]ボタンをクリックする。

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