構造化Excelテク：印刷を考慮して複数に分けた表を1つにまとめて集計可能にする：Tech TIPS

Excelで表を作成する際、印刷を前提に表を分割することがある。表を分割してしまうと、集計や並べ替えが行えなくなり、せっかくのデータが活用できない。そこで、分割された表を1つにまとめて集計可能にする手順を紹介しよう。

[小林章彦，デジタルアドバンテージ]

連載目次

対象：Excel 2016／2019／365

印刷前提の分割された表を1つにまとめる手順
Excelで表を作成する際、印刷を前提に表を分割していまっていることがある。表が分割されていると、集計や並べ替えが行えない。データを活用するため、分割された表を1つにまとめよう。

　「Microsoft Excel（エクセル）」で作成した表の中には、印刷を前提として1つの表を分割しているものがある。表を分割してしまうと、機械的に処理が行えなくなり、集計や並べ替えが難しくなってしまう。

　総務省統計局が公開した各府省が政府統計の総合窓口（e-Stat）に掲載する統計表の表記方法の統一ルール「統計表における機械判読可能なデータの表記方法の統一ルールの策定」の18ページ「チェック項目2-1 データが分断されていないか」においても、「Excelの1シートに複数の表頭・表側を設定した場合、データが分断されてしまい、機械判読に支障をきたす可能性がある。 そのため、不必要な表の分離は行わないこと」としている。

　こうした表は意外と多く、自治体が提供しているオープンデータでもよく見かける。ここでは、長野県伊那市がオープンデータとして提供している「地区別・年齢別人口、世帯」（伊那市の「オープンデータの取り組みについて」の「人口・世帯・統計」欄よりダウンロード可能）を例に、分割された表を1つにまとめる手順を紹介する。なお、このExcelの表は、外部ソースへのリンクが含まれているため、実際に試す場合は常にこのWebページから最新のデータをダウンロードして試してほしい。

分割された表を1つにまとめる

　最初に、分割された表のExcelのファイルを開く。この表を使って、1つにまとめてもいいのだが、操作ミスなどにより、やり直しが必要になった場合、最初から作業をやり直さなければならなくなる可能性もあるので、「空のブック」を開いてそこに作成するとよい。以下の解説でも、元のブックとは別に「空のブック」を作成して開いている。

　表を1つにまとめる作業は、基本的にコピー＆ペーストの繰り返しになるが、表の選択方法など効率的に行える方法がある。

セルに数式などが含まれていないことを確認する

　まず、セル内の値を確認しておこう。数式を利用してセルの値を入力していたり、外部ソースへのリンクがあったりする場合、表をコピーするとセルの参照関係が崩れて値が変わってしまうことがある（外部ソースへのリンクについては、Tech TIPS「【Excel】『外部ソースへのリンク』エラーの対処方法と発生させないための対策」を参照してほしい）。そこで、表の中に数式などが含まれていないか、検索を使って確認しておこう。

　それには、Excelでオリジナルのシート（ブック）を開き、［ホーム］タブの［編集］グループにある［検索と選択］をクリックし、［検索］を選択する（あるいは［Ctrl］＋［F］キーを押す）。［検索］タブが開いた状態で［検索と置換］ダイアログが表示されるので、「検索する文字列」に「=（半角イコール）」を入力し、［オプション］ボタンをクリックして「検索場所」に［シート］、「検索対象」に［数式］を選択し、［すべて検索］ボタンをクリックする。検索結果が表示された場合は、セル内に数式が存在することになる。

セルに数式などが含まれていないことを確認する（1）
セルに数式などが含まれていると、別のブックにコピーした際にデータが変わってしまうことがある。そこで、数式が含まれていないことを確認しよう。それには、まず［ホーム］タブの［検索と選択］をクリックして、メニューから［検索］を選択する。

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セルに数式などが含まれていないことを確認する（2）
［検索と置換］ダイアログが［検索］タブを開いた状態で表示されるので、「検索する文字列」に「=（半角イコール）」を入力し、［オプション］ボタンをクリックして「検索場所」に［シート］、「検索対象」に［数式］を選択し、［すべて検索］ボタンをクリックする。検索結果が表示された場合は、セル内に数式が存在することになる。

　数式などが含まれていない場合は、数値としてコピーする作業は不要だ。「表」を1つにまとめる作業に直接進めればよい。

数式が含まれている場合は別のブックに数値としてコピーする

　セル内に数式が存在する場合は、一度、「表」を数値に変換しておく。それには、まず行見出し（行番号などが表示されている部分）の上をクリックして、シート全体を選択、［Ctrl］＋［C］キーで表全体をクリップボードにコピーしておく。次に、Excelで新しい「空のブック」を開き、そこの「A1」セルで右クリックをして、メニューの「貼り付けのオプション」の［形式を選択して貼り付け］−［形式を選択して貼り付け］を選択する。［形式を選択して貼り付け］ダイアログが表示されるので、［値と数式の書式］を選択して、［OK］ボタンをクリックする。