【Excel】どんとこいパートの給与計算：時刻計算完全マスター：Tech TIPS

アルバイトの給与計算、工程管理の作業時間など、Excelで作成する表で時間を扱うケースも多いのではないだろうか。Excelでは、数字と数字の間を「:（コロン）」で区切り「9:00」といったように入力すると、自動的に時間であると判断され、そのまま足し算や引き算も可能だ。ただし、足し算や引き算では注意すべき点もある。Excelで時間を扱う場合の注意点などを紹介しよう。

[小林章彦，デジタルアドバンテージ]

連載目次

対象：Excel 2016／2019／2021／365

Excelで時刻の計算を正しく行う方法
Excelで時刻を計算する場合、「+」や「-」で足し算引き算ができるものの、普通の数値とは同じに扱えない点もある。例えば、時刻を足した結果、24時間を超えたり、引いた結果、マイナスになったりすると、正しく表示できない。そこで、Excelで時刻を計算する場合の主な注意点についてまとめてみた。

　アルバイトの勤怠管理や給与計算、工程管理の作業時間など、「Microsoft Excel（エクセル）」で時間を扱うケースは意外と多い。

　Excelでは、数字と数字の間を「:（コロン）」で区切り「9:00」といったように入力すると、自動的に時間であると判断される。足し算や引き算も数値と同様に「+（プラス）」と「-（マイナス）」で計算できる。

　ただし、24時間を超えたり、マイナスの時間になったりする場合は注意が必要だ。また、給与計算などで掛け算を行う場合にも注意が必要になる。

　そこで、本Tech TIPSでは、Excelで時間を扱う場合の注意点などを紹介する。

足して24時間を過ぎると正しく表示されない？

　例えば、「13:00」と「12:00」を足して、「25:00」と表示してほしい場合でも、24時間を過ぎてしまうと、セルの表示が「1:00」になってしまう。時間表示としては正しいのだが、アルバイトの給与計算や工数管理の作業時間の場合、こうした表示では困ることになる。

　このような場合に「25:00」のように24時間を超えた時間表示を行うには、値の入ったセルを右クリックして［セルの書式設定］を選択するか、［Ctrl］＋［1］キーを押し、［セルの書式設定］ダイアログを表示、［表示形式］タブの「分類」で［ユーザー定義］を選択し、種類の入力ボックスに「[h]:mm」というように「h（時間）」の前後を「[]」で囲めばよい。これで、24時間を超える合計時間が表示できる。

　なお分表示で、60分を超える分を表示したい場合は「[m]」などのようにすればよい。

24時間を過ぎた時刻を表示する（1）
値の入ったセルを右クリックして［セルの書式設定］を選択するか、［Ctrl］＋［1］キーを押し、［セルの書式設定］ダイアログを表示、［表示形式］タブの「分類」で［ユーザー定義］を選択し、種類の入力ボックスに「[h]:mm」というように「h（時間）」の前後を「[]」で囲む。

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24時間を過ぎた時刻を表示する（2）
合計が24時間を超えても、正しい合計時間が表示される。

時間がマイナスになると表示が「#########」になる？

　工数管理などで、予定よりも短い時間で終了したため、早く終わったことを示すために時間をマイナスで表示したいこともあるだろう。しかし、Excelでは時間計算の結果がマイナスとなると、「#########」と表示されてしまう。これを防いで、時間をマイナスで表示する方法を紹介しよう。

時間がマイナスになると表示が「#########」になる
時刻同士を引いた結果、マイナスの値になると「#########」といった表示になり、マイナスの時間が表示されない。

［Excelのオプション］ダイアログで日付の起点を変更する裏技

　［Excelのオプション］ダイアログの［詳細設定］画面を開き、「次のブックを計算するとき」欄の「1904年から計算する」にチェックを入れればよい。

［Excelのオプション］ダイアログで日付の起点を変更する（1）
［ファイル］−［オプション］を選択し、［Excelのオプション］ダイアログを開き、左ペインで［詳細設定］を選択する。「次のブックを計算するとき」欄の「1904年から計算する」にチェックを入れる。

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［Excelのオプション］ダイアログで日付の起点を変更する（2）
マイナスの時間が正しく表示されるようになる。

　Excelの日付データは、デフォルトで1900年1月1日を起点として、1日を「1」とするシリアルデータで管理している。これは、Excelのリリース当時、圧倒的なシェアを誇っていたLotus 1-2-3という表計算ソフトウェアとの互換性を維持するための仕様であった。しかし1900年は、4で割り切れる年でありながら、100で割り切れるため、うるう年でない（ところが、ExcelではLotus 1-2-3との互換性を重視して、本来存在しないはずの1900年2月29日が存在する）。

　そこで、Mac（macOS）版をリリースする際には、1904年1月1日を起点とした。つまり、［次のブックを計算するとき」欄の「1904年から計算する」のオプションは、macOS版のExcelと合わせるためのものである（うるう年計算を容易にするため、macOS版は1904年1月1日を起点としたためといわれている）。

　起点が後ろに4年間ずれることで、時間のマイナス表示が可能になるわけだ。ただし、既に「年」の計算が行われているブックに、このオプションを設定すると、計算内容によっては起点がずれることで、「年」の計算結果が変わってしまうこともあるので注意してほしい。

関数を使ってマイナスの時間を表示する

　［Excelのオプション］ダイアログで時間のマイナス表示を行うのは、裏技的な手法なので、前述の通り、「年」の計算などが変わってしまう危険性がある。正攻法で行くのであれば、関数を使うことになる。