Office master

更新日：2006/03/31

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	Outlook 2003のメッセージ送信を1分間遅延させる ［送信］ボタンをクリックした直後「しまった！」と送信を一時保留させたくなることが少なくない。 ／ ［接続したら直ちに送信する］オプションをオフにすれば、ある程度事故は防げる。 ／ より確実に設定した時間だけ送信処理を保留させるなら、仕訳ルールを利用するとよい。
	Officeの「貼り付けオプション」表示を無効にする Office 2002では、スマート・タグの機能を使って、カット＆ペースト時に「貼り付けのオプション」というアイコンを自動表示し、ペースト後でも書式を選択できるようにしている。 ／ 使いようによっては便利だが、これを使わないユーザーにとっては、編集文書中に使いもしないアイコンが表示されて作業の邪魔になる。 ／ アイコン表示がうっとおしいなら、オプション設定により、このスマート・タグの表示を無効にできる。
	Excelで柔軟なデータ・フィルタリングを行う Excelシート上の表データを絞り込んで表示する場合、標準的な「オートフィルタ」を利用することができる。 ／ 複雑な条件に基づく絞り込みを行いたい場合には、「フィルタオプションの設定」を利用することでより柔軟な絞り込みを行うことが可能になる。 ／ フィルタオプションの設定を利用すると、表データそのものをフィルタリング表示するだけでなく、フィルタリング結果を別のシート領域に出力することも可能である。
	Excelの共有ブックとその活用方法 Excelブックを複数のユーザーが同時に編集しようとしても、通常は1人しか編集することはできず、ほかのユーザーは閲覧しかできない。 ／ だが共有ブック機能を利用すると、同時に複数のユーザーが開いて編集することができる。 ／ 複数のユーザーによって同じセルが同時に編集された場合には、どのように変更するかをユーザーが選択することができる。
	Excelのユーザー定義関数で複数の結果値を返す ワークシート関数は必ずしも単一の値を返すとは限らない。 ／ 「配列数式」を利用することで、1つの関数で複数の値を返すワークシート関数を定義できる。
	ユーザー定義関数で任意のセル範囲の値を取得する ワークシート関数に対して引数を渡す場合、「セルA:セルB」の形式で表されるセル範囲として表現することが多い。 ／ Rangeオブジェクトを利用すれば、ユーザー定義関数でセル範囲の指定を受け取ることが可能になる。
	ピボットテーブルによる複数シートのくし刺し集計を行う 大量のデータを軸や視点を変えて分析したいという場合、「ピボットテーブル・レポート」機能を利用すると便利である。 ／ 「ピボットテーブル」は特定の1シート内に含まれた単一の表をクロス集計できるだけではなく、複数のシートにまたがってくし刺し集計するようなケースにも利用できる。
	AccessをMSDEのフロントエンドとして利用する 無償の企業向けデータベース・エンジンであるMSDEは、コマンド・プロンプトから操作することが基本であるが、使い慣れたAccessからアクセスできれば便利である。 ／ Accessプロジェクトを介することで、AccessをMSDEのフロントエンドとして利用することができる。
	Outlookデータ・バックアップ・ツールを活用する いまや電子メールは、仕事の情報が集中するツールになった。データを失ったら一大事である。 ／ Windows 2000／XP／2003標準のバックアップ・ユーティリティを利用してバックアップを行えるが、ファイルを指定するなど操作は面倒だ。 ／ Outlook 2000／Outlook 2002／Outlook 2003を利用しているなら、マイクロソフトが無償提供しているバックアップ・ツールを利用できる。
	Excelのユーザー定義関数で既存のワークシート関数を利用する Excelのユーザー定義関数で既存のワークシート関数の機能を改良したい場合、一からロジックを構築するのは無駄だし、不要なバグの原因にもなる。 ／ ユーザー定義関数から標準のワークシート関数を参照することで、差分のロジックのみを記述すれば済むようになるので、より簡単にユーザー定義関数を作成できる。
	ファイルの一覧情報リストを取得する あるフォルダに含まれるファイルの一覧を取得できると、ファイルの整理などに役立てることができる。 ／ Excelを使うことにより、ファイルの一覧情報を簡単に取得することができる。
	Excelのシートをワンクリックで初期化する Excelで作成した電子伝票にクリア機能を付加してみよう。 ／ 複雑な伝票を何度も使い回す場合、使用するたびに以前の内容を手作業で削除するのは煩雑である。しかし、VBAを使用すれば簡単に、かつ必要な部分だけをクリアすることができる。 ／ またワークシート上に配置したコントロール部品を印刷させない方法や、メッセージ・ボックスの使用方法についても紹介する。
	VLOOKUP関数でExcel帳票への自動入力を可能にする ある任意の一意のコードをキーとして、それに関連付けられたデータを参照したいという場合にはVLOOKUP関数を使用すると便利である。 ／ VLOOKUP関数は一意のコードをキーにできるだけではなく、ある一定の範囲を持つあいまいなデータもキーに指定することができる。
	Excelでユーザー・カスタムの書式設定を定義する Excelには、日付や数値、文字列の表記をカスタマイズする「ユーザー定義書式」の機能が用意されている。 ／ この機能を使用することで、ユーザーの用途に応じて、ワークシート上の表記に一貫性を与えたり、さまざまな表現方法を実現したりできる。
	Excelでユーザー・カスタムの入力規則を定義する Excelで帳票を作成する際、ユーザーが不正な値を入力しないよう、あらかじめ入力制限を行いたい場合がある。 ／ そのようなときには、「入力規則」の機能を利用すると便利である。
	配信リストを使ってメールをいっせいに配信する Excelで管理されたメール・アドレスに対して、いっせいにメールを送信できると便利である。 ／ このためには、メール送信用コンポーネントを使い、Excelから呼び出せばよい。
	ピボットテーブルでクロス集計を行う 大量のデータを軸や視点を変えて分析したいという場合、「ピボットテーブル・レポート」機能を利用すると便利である。 ／ 「ピボットテーブル」は単純な明細データなどを簡単にクロス集計することのできる対話型のテーブルであり、ユーザーの用途に応じたさまざまな角度からのデータ分析を可能にする。
	カレンダー・コントロールで簡易スケジュール帳を作成する Excelで予定表などを作成する時にも、いちいちカレンダーを作成するのは面倒である。 ／ しかしMS Officeにあらかじめ用意されたカレンダー・コントロールを利用することで、カレンダーを自由にExcelなどに貼りこむことが可能となる。
	n行おきにExcelのセル書式を変更する Excel上で一覧表を作成する場合、データ部分の背景色がすべて同一色だと見づらいことがある。 ／ 1行おきに交互に色を変えると見やすくなるが、後から1行追加したりすると、後続の行の書式をすべて変更しなければならず、非常に面倒である。 ／ 条件付き書式を用いることで、n行おきにセルのスタイルを自動変更することができる。
	Webクエリで外部データとダイナミックにリンクする Webクエリの機能を利用することで、インターネットで公開されている最新の情報をリアルタイムにExcel上に反映することができる。 ／ Excel 2002では、スマート・タグの機能が強化され、Webクエリにおける範囲の選択が容易になっている。
	Outlookで開けない添付ファイルに遭遇したら Outlook 2002以降では、セキュリティ対策の一環として、特定の拡張子を持つ添付ファイルを開いたり保存したりできないようにブロックされている。 ／ だがこの制限のために、必要な添付ファイルが開けずに困ることがある。 ／ レジストリを編集することによって、添付ファイルの拡張子ごとに制限を緩めることができる。
	Excelのシートやセルを利用しやすいように表示する 複数のブックや複数のシート、または同一シート内であっても、離れた位置にあるセルをディスプレイ上に表示しながら作業したいというケースは少なくない。 ／ Excelでは、ディスプレイ上という限られたスペースの中で効率的な作業を行えるよう、ブックやシートの整列表示や、分割表示、ウィンドウ枠の固定、リンク貼り付けなどの手段が用意されている。
	Outlook 2003のデスクトップ通知を使いこなす Outlook 2003には、メールや会議出席依頼、仕事の依頼を受信するとポップアップ・ダイアログでメッセージを表示する、「デスクトップ通知」という機能が搭載されている。 ／ デフォルトでは、IMAPメールではデスクトップ通知が利用できないが、「仕訳ルール」を利用すれば実現することができる。
	Accessクエリで動的に変更するパラメータ情報を受け取る 「パラメータ・クエリ」を利用すれば、例えば実行ごとに検索条件が異なる選択クエリを簡単に定義、実行することができる。 ／ ただし任意の検索条件を設定したいという場合には、クエリのデザイン時に若干の工夫が必要となる。
	データベース・サーバに直接コマンドを発行する ODBCを利用すると、AccessからMySQLやPostgreSQLなどのデータベース・サーバに接続し、データの入力や更新を行うことができる。 ／ しかし、「リンクされたテーブル」は通常のテーブルと異なり、テーブルを直接削除したり、テーブルの構成情報を変更したりすることができない。 ／ そのようなことをAccessから行いたい場合には、パススルー・クエリを利用すると便利である。
	データベース・サーバのフロントエンドとしてAccessを利用する MySQLやPostgreSQLのようなデータベース・サーバはコマンド・プロンプトからの操作が基本であるが、使い慣れたMicrosoft Accessからアクセスできれば便利である。 ／ Microsoft AccessはODBCインターフェイスを介して、現在使われている主要なデータベースサーバとシームレスに接続することができる。
	Excelシートの表示状態を素早く切り替える Excelのビュー機能を利用すると、ワークシートの表示状態を記録しておいて、後で簡単に呼び出すことができる。 ／ ツール・バーにビューの切り替えボタンを用意すると、ビューを素早く切り替えることができる。 ／ 複数のユーザーがExcelブックを共有している場合に、各個人用のビュー設定を登録しておくこともできる。
	Excelと外部データベースとを連携させる 昨今、業務システム上でさまざまなデータベース・サーバを使用するケースは少なくない。SQL Server（またはMSDE）やOracle、MySQL、PostgreSQL、さまざまであろう。 ／ Excelには、データベースからデータを抽出する機能が用意されている。この機能を利用すれば、さまざまなデータベースからデータを取り出し、Excelで加工することができる。
	邪魔なOffice クリップボードを表示しないようにする Officeには、過去にコピーしたデータの履歴を保存しておき、ここから選択的に貼り付けられる独自のOfficeクリップボードの機能がある。 ／ しかし多くのユーザーにとってはあまり使わない機能で、操作中にクリップボードのダイアログがポップアップ表示されたりしてうっとうしい。 ／ この場合は、レジストリに値を追加することで、ダイアログの自動表示を阻止することができる。
	Word／Excelで分割されたウィンドウを素早く切り替える 長いドキュメントやシートを編集するとき、ウィンドウ分割機能を使えば、同一ドキュメントの一部分を参照しながら、別の場所を編集できる。 ／ 分割したウィンドウの移動にはマウスが使えるが、［F6］キーで素速く移動することもできる。
	Excelでユーザー定義のワークシート関数を追加する Excelでは、標準で多くのワークシート関数が提供されている。 ／ しかし、実際にワークシート上でさまざまな演算を実行しようとした場合、必ずしも標準の関数だけでは用を足さないというケースもある。 ／ そこで、Excelではよく利用する機能をユーザーがワークシート関数として定義することができる。
	Excelでユーザー定義関数をエクスポート／インポートする Excelで標準モジュールを含むブックをテンプレート化すれば、自前のワークシート関数（ユーザー定義関数）をすべてのブックで共有することができる。 ／ しかしユーザー定義関数の数が多くなってくると、必ずしもすべてのブックですべてのユーザー定義関数を有効にしたくないケースが出てくる。 ／ 標準モジュールのエクスポート／インポート機能を利用することで、ユーザー定義関数をブック単位で有効にすることができる。
	Outlookのフルテキスト検索処理を100倍高速化する（Lookoutアドインを活用する） Outlookのフルテキスト検索は遅い。大量のメールを送受信するヘビー・ユーザーにとっては、あまり頼りにできない存在である。 ／ 米Microsoftは、LookoutというOutlookのアドインを無償公開した。これはOutlookデータのインデックス検索を可能にするアドインで、検索速度を劇的に向上させる。 ／ 提供されているのは英語版のみで、日本語環境では一部問題も生じているが、注意して使えば十分実用になる。
	Excelでユーザー定義関数をアドインとして提供する ユーザー定義関数を有効化するために、個々のブックでインポート作業を行うのは面倒である。 ／ 標準モジュールを「アドイン」化して特定のフォルダ上で管理することにより、簡単にユーザー定義関数の有効／無効を切り替えられる。
	Excelで万年カレンダーを作成する ちょっとしたスケジュール管理用などとして、紙ベースの日程表作成が必要になる場合がある。 ／ Excelを利用すれば作成可能だが、日付や曜日を手作業で入力するのは面倒である。 ／ そこで、規定のフォーマットに該当する年と月を入力するだけで、任意の1カ月分のカレンダーが自動的に作成されるシートを設計してみる。 ／ ここで紹介する日付関数のWeekdayやDateと条件付き書式の使い方をマスターすれば、用途に応じて自由なフォーマットにカスタマイズできる。
	メンバースケジュールをOutlookで手軽に共有する（インターネット編） Outlookと「インターネット予定表空き時間情報サービス」を利用することで、企業や組織の垣根を越えたグループ・メンバー間の予定の空き状況を共有することができる。 ／ 各ユーザーがOutlookを利用してインターネットに接続している状況では、効果の高い情報共有手段となる。 ／ このサービスを利用するためには、.NET Passportの取得が必要となる。
	PMT関数とゴールシーク機能によるローン・シミュレーション Excelに用意されているPMT関数を利用することで、ローン支払における利率計算を容易に行うことができる。 ／ PMT関数とゴールシーク機能を併用することにより、簡単なローン・シミュレーションを実現してみる。
	ソルバー機能による人員配分シミュレーション Excelに用意されている分析機能である「ソルバー」を利用すると、数式や与えられた条件を元にした逆算を行うことができる。 ／ 逆算により、さまざまなシミュレーションが可能になる。
	FrontPage 2003をXMLエディタとして利用する XMLファイルは、本来人間がその内容を読み書きするためのものではないため、改行や整形が行われておらず、読み書きしづらい場合がある。 ／ FrontPage 2003を利用すると、XMLファイルを容易に整形することができる。 ／ さらにW3C勧告に基づいたXML形式であるかどうかを検証させることもできる。
	Excelワークシートで重複データを検出する Excelで住所録や名簿などの大量のリストを作成していると、データの重複が気にかかるケースが少なくない。 ／ ExcelにはAccessのような主キーの概念は存在しないが、COUNTIF関数を使用することで同じような制約を設定することが可能になる。
	Excelでユーザー設定リストによる並べ替えを行う Excelでは、標準でごく一般的な文字列や数値などの並べ替えを行うことができる。 ／ しかし、標準的な並べ替え規則ではカバーできない特殊な序列でリストをソートしたいというケースもある。そのような場合には、ユーザー設定リストを定義することで、独自の並び順を設定することができる。
	Excelで営業日の計算をする カレンダー・ベースではなく、営業日ベースで日数計算を行うにはWORKDAY関数やNETWORKDAYS関数を使用すると便利である。 ／ WORKDAY関数を使用すると、日数と営業日カレンダーを元にして、目的の営業日付を算出することができる。 ／ NETWORKDAYS関数を使用すると、2つの日付と営業日カレンダーを元にして、日付間の営業日数を算出することができる。
	対話機能を利用してExcelファイルをWeb公開する WebコンテンツとしてExcelファイルを掲載する場合、標準のXLS形式のままではなく、HTML形式として保存する方法がある。 ／ HTML形式として保存する際、対話機能を活用することによって、Web情報発信をインタラクティブなものにすることができる。
	イントラネット内のメンバースケジュールをOutlookで手軽に共有する Exchange Serverなどのグループウェアを導入しなくてもOutlookだけでメンバー間の予定の空き状況を共有することができる。 ／ Outlookを利用しつつもグループウェアは導入していない状況においては、効果の高い情報共有手段となる。

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