ITエンジニアに送る「はじめての時間管理術」：特集：生き残れるITエンジニアの「仕事術」（2）（2/2 ページ）

» 2010年01月26日 00時00分公開

[水口和彦，ビズアーク]

自分の仕事量をつかむ

　タスクの実行日を決め、タスクを処理する時間を確保するのは、（その実行日の）「仕事量をつかむこと」と表裏一体だ。時間が確保できるということは、仕事量として適正な範囲にあるということ。自分の仕事量がつかめているということだ。

　「仕事量がつかめている」と、「このタスクを処理できる」という実感が持てる。この安心感はToDoリストでは得られない。ToDoリストでタスクを管理していると「本当にこのタスク、全部できるのかな……？」という不安を感じることは多いものだが（そして、実際できないことが多い）、そうした不安がなくなるのだ。

仕事量が平準化される

　タスクは、1つ発生するごとに実行日を決めて、スケジュール管理ソフトなどにインプットする（または手帳に書く）のが基本だ。新しいタスクが発生したら、すでに入っているアポイントメントやタスクを考慮しつつ、タスクの実行日を決めてインプットする。この習慣が非常に重要だ。

　誰だって、仕事があふれるような日を作りたくはない。すると、新しいタスクは自然に「タスクやアポイントメントの少ない日」に入れるようになる。たとえタスクの期限が金曜日だったとしても、金曜日にほかの仕事が多いなら、木曜日、あるいは水曜日にやってしまった方がいい。そう自覚すると、仕事量は自然に「平準化」する。

タスクを白日の下にさらして、タスクの先延ばしを防げる

　もし、頭の中だけでこうした判断ができるのなら、わざわざインプット作業を行う必要はない。しかし、わたしたちの記憶はそんなに都合よくできていないものだ。

　頭の中だけで考えていると、計画が不明瞭なのをいいことに、「金曜日までにやれば大丈夫」と都合よく考え、タスクの実行を先延ばしにすることさえある。自分が抱えているタスクを（実行日を決めて）白日の下にさらすことが、ムダな「仕事の先延ばし」を防ぐことにもつながるのだ。

「やるべきか？やらざるべきか？」の判断が研ぎ澄まされる

　もちろん、「できる」という実感を持つためには、タスクを詰め込みすぎてはいけない。時には、できないタスクをあきらめるしかないケースも出てくる。これは困ったことのようだが、実は違う。できないタスクはあきらめるしかないからこそ、それぞれのタスクについて「やるべきか？やらざるべきか？」と真剣に考えるようになるのだ。

　逆に、先ほどのToDoリストだと「何となくできそう」と感じて、タスクを次々と書き込んでしまう。そのせいで未完了のタスクが山積みになったり、あまり重要ではないタスク（やらなければよかったタスク）に時間を費やし、後悔してしまったりする。

タイムスケジュールは当日考えればいい

　タイムマネジメントというと、細かいタイムスケジュールを立てることが必要だと思われがちだ。しかし、初めからタイムスケジュールを立てても、結局後で変更することになり、二度手間、三度手間のムダになりやすい。そんな手間がかかるタイムマネジメントはとても継続できない。

　実際のところ、先の「タスクの実行日を決める」ことさえできていれば、細かいタイムスケジュールは当日決めて何の問題もない。その日の仕事量が適正かどうかが重要で、タスクの順番（タイムスケジュール）は後で決めても構わないのだ。

スケジュール管理ソフト（Microsoft Outlook2007）にインプットした例　（下段がタスク）（クリックすると拡大）

グループウェア（IBM Lotus Notes）にインプットした例　（上段がタスク）（クリックすると拡大）

大きなタスクは分解すること

　ただし、この方法をうまく機能させるためには、もう1つ必要な条件がある。時間がかかる仕事は「分割」することだ。

　例えば、丸3日ほどかかる仕事をある1日に書き込んだとしても、その日のうちに終わるはずがないし、翌日に持ち越すことになる。これでは翌日の仕事量はつかみにくくなるし、仕事の流れもつかみにくい。

　そういう大きな仕事は、その「仕事」の完成までに必要な、複数の作業（タスク）に分割しよう。具体的にいえば、2時間程度（あるいはもっと短い）の作業に分割するのが目安だ。

　この作業、最初はちょっと面倒だと感じるかもしれない。しかし、ぜひ行ってほしいポイントである。「仕事」を「タスク」に分割することで、仕事を進めていく流れが見えてくるし、より効率的なやり方を思いつくこともある。これは、いわゆる「仕事の段取り」と同じだ。さらに、仕事の所要時間も見積もりやすくなる（大きな仕事の所要時間は予想しにくいが、短いタスクは予想しやすい）。

　こうやって分割したタスクを複数の実行日に振り分けていくと、その仕事を進めていく流れが一目瞭然（りょうぜん）になるし、期限までにちゃんと終わりそうだという実感もわいてくる。仕事に対する心配や不安が少なくなってくる。

　もちろん、突発的なトラブルや急な仕事のせいで、当初の計画どおりにタスクを実行できない日も出てくるだろう。そんなとき、計画があるのとないのでは大違い。事前に組んだ計画があるからこそ「どこまでなら遅らせても大丈夫か」が見積もりやすいし、挽回する策も考えやすい。タイムマネジメントでは「計画どおり完璧にこなす」ことが重要ではなく（もちろん、そうなるに越したことはないが）、自分の仕事を整理して、「仕事の流れ」と「仕事量」をつかむことが重要なのだ。

タイムマネジメントで仕事の効率が上がる理由

　このようにタスクやアポイントメントを整理していくと、以前よりも仕事のスピードが上がってくる。別に急いでいるつもりはなくても、自然とそうなってくる。

　例えば、普段、朝の始業直後に仕事をどう進めているか考えてみてほしい。書類やメールなどを見ながら「どの仕事をやろうかな？」と迷っていることはないだろうか？さらに、1つの仕事が終わったら、また「次に何をやろうか？」と考えたり……毎日のちょっとした「迷う時間」の影響が実は大きい。

　これまでに紹介してきたように、タスクを（あらかじめ）実行日別に振り分けておく習慣がつくと「今日やるべきタスク」は、すでにいくつかに絞り込まれた状態になっている。その中から1つ選び出すのなら、ほとんど迷うこともないし、すぐに仕事をスタートできる。その結果、時間をムダにしてしまうことが減ってくるのだ。

　また、つい余計な（本当はやらなくてもいい）作業に手を出してしまうこともなくなる。さらに、仕事への集中力も上がる効果もある。「今日やるべきタスク」が明確になると、明日や明後日、あるいはそれ以降の仕事をいったん忘れて、目の前のタスクに集中しやすくなる。

　「タイムマネジメントで仕事の効率を上げる」というと、「1分1秒をムダにしないように」とせわしなく動き回る姿を想像したかもしれないが、実際はそうではない。余分な「迷う時間」がなくなり、あれこれ気が散ることがなくなるだけで、仕事はかなり効率化するのだ。

　わたしが書いた本『世界で一番ゆるい王様の時間術』の帯には「仕事時間は3割減らせる！』というキャッチフレーズが書かれている。これは実際にわたしがサラリーマン時代にタイムマネジメントで効率化できた数字だ。今回紹介したタイムマネジメントを行い、ムダを減らしていけば、仕事時間を3 割減らすのは決して不可能ではない。

　タイムマネジメントは、マメできちょうめんな人たちだけのものではない。「自分はルーズだ」と自覚する人こそ、タイムマネジメントを毛嫌いせず、気軽な気持ちで試してみてほしい。