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» 2022年08月31日 05時00分 公開

【画面で分かる】Gmailのフォルダ分け/自動振り分けで楽々メール整理Tech TIPS

Gmailに溜まった過去メールを同じ条件で繰り返し検索することが増えてきたので、「フォルダ分け」によって同じようなメールをフォルダごとに分類・整理したい……。そのような場合、Gmailの「自動振り分け」が便利だ。その設定手順と注意点を解説する。

[島田広道デジタルアドバンテージ]

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【画面で分かる】Gmailの自動振り分けで楽々メール整理

対象:Gmail、Windows OS、macOS、iPhone(iOS)


 Gmailを使い続けてきたら、整理しているつもりでも、いつの間にかメールボックスにそれなりの数のメールが溜まってしまった、という人も多いだろう。

 このような状態になると、過去のメールを同じ条件で何度も繰り返し検索することになりがちだ。効率を上げるため、いわゆる「フォルダ分け」(振り分け)で同じようなメールは1つのフォルダに整理したい……。

 そのような場合に便利なのがGmailの「自動振り分け」機能だ。受信したメールの差出人などで自動的に特定のフォルダ(Gmailでは「ラベル」と呼ばれる)に振り分けてくれる。手動でメールを移動する必要がない分、手間がかからない。

 本Tech TIPSでは、この「自動振り分け」を設定する手順と注意点を紹介する。主な対象は、Windows OSやmacOSなどのデスクトップOS向けGmailと、iPhoneのGmailアプリである(AndroidスマホについてはWeb版Gmailで設定する方法を紹介する)。

Windows/Macでフォルダ分け(自動振り分け)を設定する

 Windows OSやmacOS(以下「PC」と略)でメールの自動振り分けを設定するには、まずWebブラウザでGmailを開いてから、振り分けを設定したい既存のメールを開く。

 そのメールの右上隅にある[]メニューアイコンをクリックしてメニューを開き、[メールの自動振り分け]をクリックする。

振り分けを設定したい既存のメールから自動振り分けの設定に進む 振り分けを設定したい既存のメールから自動振り分けの設定に進む

 するとメールの検索条件=振り分け条件の設定画面が表示される。先ほど選択したメールを振り分けるための条件が既に自動で記入されているはずだ。これはFrom(差出人)のメールアドレスであることが多い(その他の条件が自動設定される場合もある)。

 他の条件については後でも追加できるので、ここでは特に設定を変えずに[フィルタを作成]ボタンをクリックする。「フィルタ」はこの場合、振り分け条件に従って自動的にメールを処理する機能を指す。

振り分け条件の設定画面から振り分け時の挙動を指定する画面へ進む 振り分け条件の設定画面から振り分け時の挙動を指定する画面へ進む

 振り分けに一致したときの動作を設定する画面が現れるので、まず[<メール数>件の一致するスレッドにもフィルタを適用する]にチェックを入れる。これにより、既存の受信済みメールも振り分けられる。

 次に[ラベルを付ける]にチェックを入れ、その右隣にあるプルダウンリストを開いて[新しいラベル]をクリックする。ラベルとは、ここでは大ざっぱにいってフォルダのことだと考えればよい(これらの違いは後述)。

振り分けに一致したときの動作を設定する 振り分けに一致したときの動作を設定する

 「新しいラベル」ダイアログが表示されるので、上側の欄にフォルダ名(ラベル名)を記入して[作成]ボタンをクリックする。これでフォルダ(ラベル)が実際に作成される。

 下側の欄を設定すると、サブのフォルダを何段にも連ねて階層構造にできる。例えば「A社」の下に「Xプロジェクト」「Yプロジェクト」[A社共通]のようにメールを整理したいときは便利だ。ただ、最初は単純な1階層に留めて、振り分け設定に慣れてから複雑な構成に移行する方が無難だろう。

振り分け先のフォルダ(ラベル)の名称を記入する 振り分け先のフォルダ(ラベル)の名称を記入する

 元の画面に戻ったら、[フィルタを作成]ボタンをクリックする。これで振り分け条件(フィルタ)が実際に作成される。

振り分け条件の作成(追加)を完了させる 振り分け条件の作成(追加)を完了させる

 作成したフォルダ(ラベル)をクリックすると、振り分けられた既存メールの一覧が表示されるはずだ。

作成したフォルダに振り分けられた既存メールの一覧 作成したフォルダに振り分けられた既存メールの一覧

iPhoneのGmailアプリで自動振り分けを設定する

 iPhone(iOS)でGmailの場合、自動振り分けはGmailアプリで設定できる。以下ではその設定手順を説明しよう(iPhone標準メールアプリでGmailを利用している場合は後述)。

 Gmailアプリを起動したら、振り分けを設定したいメールを開き、その「To …… ^」をタップして差出人(From)や送信先(To)などの詳細を表示させる。そのFrom欄を長押しすると[コピー]というポップアップが現れるので、タップして差出人のメールアドレスをクリップボードにコピーする。

Gmailアプリで振り分けを設定したいメールを開く Gmailアプリで振り分けを設定したいメールを開く

 左上の[]アイコンをタップしてメール一覧に戻ったら、左上の[]メニューアイコンをタップしてメニューを開き、下の方にある[⚙ 設定]をタップする。

Gmailアプリの設定画面へ進む Gmailアプリの設定画面へ進む

 「設定」画面が表示されたら、自動振り分けを設定したいアカウントをタップする。

自動振り分けを設定したいアカウントを選択する 自動振り分けを設定したいアカウントを選択する

 設定項目一覧を下へスクロールして、「ラベル」の下にある[ラベルの設定]をタップする。

[ラベルの設定]へ進む [ラベルの設定]へ進む

 「ラベルの設定」画面では[新規作成]をタップして、フォルダ(ラベル)の作成を始める。

フォルダ(ラベル)の作成を始める フォルダ(ラベル)の作成を始める

 「ラベル名の編集」画面で、追加したいフォルダ名(ラベル名)を記入し、右上の[完了]をタップする。これでフォルダ(ラベル)が作成される。

フォルダ名(ラベル名)を記入する フォルダ名(ラベル名)を記入する

 さらに自動振り分けを設定するために、作成したフォルダ(ラベル)の右端にある[]アイコンをタップする。

自動振り分け条件の作成へ進む 自動振り分け条件の作成へ進む

 [追加]をタップして振り分け条件の追加へ進む。

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