業務時間外のメールやチャットの返信、どうしてる？：仕事が「つまんない」ままでいいの？（104）（1/2 ページ）

デジタルツールの発展で、連絡や確認が気軽にできるようになりました。その分、業務時間外に業務に関する連絡を受け取ることも……。基本的には、仕事は業務時間内に行うとして、業務時間外の反応はどう考えたらいいのでしょうか。

[竹内義晴（特定非営利活動法人しごとのみらい），＠IT]

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　皆さんは、業務時間外にメールやチャットで仕事に関する連絡が来たら、返信するタイプですか？　それとも、返信しないタイプですか？

　「そもそも論」で考えたら、業務時間外に返信する必要はありませんよね。メールやチャットで連絡する場合も、できれば業務時間内に送る方が、相手に余計な負担をかけずに済みます。逆に、それを強要したり、「何で早く連絡をくれないんですか！」とキレたりしたら、それこそパワハラ、モラハラだと思います。

　もっとも、「内容が緊急なのか？／緊急じゃないのか？」「終業後すぐなのか／深夜なのか？」など、状況によっても変わってくるとは思いますが。

　一方、相手の状況を気にせず送れるのがメールやチャットの良さでもあります。というわけで、今回は業務時間外のメールやチャットの返信について考えてみたくなりました。

どうしようかな……

なぜ、業務時間外に返信するのか？

　まず私についてですが、これまでの経験を振り返ってみると、送信するときは時間に気を付けてはいるけれど、返信なら業務時間か否かにかかわらず返すことが多いです。周囲の知人も、そういう人が多いですね。

　私が業務時間外でも返信する理由は、大きく分けると4つあります。

1. 片付けられるタスクは、すぐに片付けてしまいたいから
2. 相手の業務を止めたくないから
3. 仕事が生活の一部だから
4. 相手と信頼関係があるから

サクッと片付けられるタスクは、すぐに片付けてしまいたい

　1つ目の「片付けられるタスクは、すぐに片付けてしまいたい」について。

　私は「これは、後でやろう」と思ったことを、よく忘れてしまうタイプです。これを防ぐために、カレンダーのToDo機能を使ったり、付箋に書いてPCに貼っておいたりすることもあります。

　でも、ToDoリストを使っても忘れることがあるし、ToDoリストに追記しても、「あのタスク、残っているんだよな」「あれ、やらなくちゃいけないんだよな」という未完了感が残っていると気持ちが悪い。

　そこで、サクッと返信できるものなら、業務時間だろうが、そうでなかろうが、できるだけ早く片付けてしまいたい。時間がかかりそうな場合は「明日、回答しますね」などと、取りあえず連絡するケースが多いです。

相手の業務を止めたくない

　2つ目の「相手の業務を止めたくない」について。恐らくこれは、私の働き方にも起因していると思います。

　私はいま、自身で経営しているNPO法人しごとのみらいの他に、サイボウズでも働いています。いわゆる複業という働き方で、基本的には、月〜水がしごとのみらい、木＆金がサイボウズとしています。

　当然ながら、月〜水の間にサイボウズの同僚からグループウェアの通知が飛んでくることもあれば、木＆金にしごとのみらいの問い合わせの通知が飛んでくることもあります。

　それぞれの業務時間外に「業務以外の返信はしません！」と宣言することもできますが、私はそれを望みません。なぜなら、同僚や関係者の仕事を止めてしまうから。

　そこで、「それならば、○○にありますよ」「この内容でOKです！」といった簡単な返信や確認は、メッセージを見た直後に返すようにしています。「資料を作って送らなければならない」といった相応の時間がかかる作業は、「次の稼働日にやりますね」「いま、立て込んでいるために、○○日にお戻しします」のように返信しています。

　このような働き方をしていることもあり、時間内であろうがなかろうがに関わらず返信するようになりました。

　なお、「業務時間内に、他のことに時間を使うなんてケシカラン！」と思う方もいるかもしれません。でも、家族やパートナーからスマホに連絡が届いたとき、簡単な内容ならその場で返しますよね。扱いはそれと同じです。