やりとりは1往復半で終わらせよう：ビジネスマナー研修＜メール編：返信＞（1）

「短く」「分かりやすく」「見やすい」ビジネスメールを書くための17のコツを、サンプルと共に紹介します。

[藤田英時，＠IT]

※この連載は「メール文章力の基本」（藤田英時著）の第1章を、著者と出版社の許可の下、一部修正して転載するものです。

連載目次

　効率の良いメールのやりとりは、「メールを出す」→「相手から返事が来る」→「それに対して返事をして終わる」です。「自分→相手→自分」の「1往復半」を心掛けましょう。

メールは「1往復半」で終わると効率的

　打ち合わせの日時を決める場合を考えてみましょう。

1　自分｜この点について打ち合わせしたいと思います。

2　相手｜打ち合わせの日時はどうしましょう？

3　自分｜14日か15日はいかがですか？

4　相手｜あいにく14日と15日は都合がつきません。

　これでは決定するのに何度もメールのやりとりをしなければなりません。次のように書くと「1往復半」で終わり、効率的です。

1　自分｜打ち合わせの日時ですが、次にいくつか候補を挙げます。ご都合の良い日時をお知らせいただければ幸いです。

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• 9月16日（火）　午前10時から
• 9月17日（水）　午後2時から
• 9月19日（金）　午後3時から

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2　相手｜それでは次の時間でお願い致します。

> ・9月19日（金）　午後3時から

3　自分｜早速のご返事ありがとうございました。

> それでは次の時間でお願い致します。
>> ・9月17日（金）　午後3時から

承知しました。午後3時にお待ちしております。

　相手から打ち合わせの提案があった場合にも、同じように1往復半を心掛けましょう。

1　相手｜来週の都合の良い時間をお知らせください。

2　自分｜次の候補のうちでしたら、いつでも構いません。

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• 9月14日（火）　午前10時から
• 9月15日（水）　午後2時から
• 9月17日（金）　午後3時から

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ご都合の良い日時で決定していただいて結構です。

3　相手｜それでは下記の日時でお願い致します。

> ・9月17日（金）　午後3時から

　「ご都合の良い日時で決定していただいて結構です。」というように書いておくと、相手から返信がきた段階で日時が決まります。

→第2回 本文は「誰」視点で書くべきか？

「ビジネスマナー研修」バックナンバー

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• メールの返信は何時間以内に送るべき？
• 視点は「あなた」で伝えよう
• やりとりは1往復半で終わらせよう

書籍紹介

メール文章力の基本

藤田英時著
日本実業出版社　1300円（税別）

仕事のできる人がやっている「短く」「分かりやすく」「見やすい」メールが書ける77のルールを「良い文例・悪い文例」を対比する構成で紹介する。

藤田英時

コンピューター、インターネット、英語を得意とするジャーナリスト、ライター。米国ベイラー大学でコミュニケーションを専攻後、西南学院大学文学部外国語学科英語専攻卒業。翻訳出版、書籍編集・執筆、マニュアル制作、プログラム開発、技術サポート、大学で情報処理の指導など、幅広く活躍中。