メール送信、その前に？：ビジネスマナー研修＜メール編：確認＞（17）

エンジニアが日々仕事で活用する電子メール。今回は凡ミスを防ぐための簡単なテクニックを伝授します。

[藤田英時，＠IT]

※この連載は「メール文章力の基本」（日本実業出版社刊、藤田英時著）の第1章を、著者と出版社の許可の下、一部修正して転載するものです。

連載目次

　クライアントに送ったメールに添付ファイルを付け忘れた！――このような凡ミスを防ぐためにも、メールを書いたら送信前にチェックする習慣を付けたいものです。

　メールを書き終わってもすぐには送信せずに、いったん「送信トレイ」に置いて読み返しましょう。送信後に間違いがあったら取り返しがつきません。少しの見直し作業があなたの身を助けるのです。

　「送信トレイ」に置くと、相手が読むときと同じように表示されます。それを見ながらチェックしましょう。次の点がポイントです。

• 誤字や脱字はないか？
• 要点を明確に伝えているか？
• 読みやすく、分かりやすいか？
• 変なところで改行されていないか？
• 書き忘れたことはないか？
• 添付ファイルは付けているか？

　かな漢字変換での誤変換はつきものなので注意しましょう。特に相手の氏名を間違えると大変です。変換が難しい氏名は、相手のメールの署名からコピーして貼り付けると間違いが少なくなります。

「ビジネスマナー研修」バックナンバー

• メール送信、その前に？
• メールの返信に部分引用を用いるのはマナー違反？
• 相手によって変えてもよいのは？
• 「取り急ぎ、お礼まで」は失礼か？
• 結論と理由は、どちらを先に書けば良いのか？
• メールの目的は、最初に書くべきか？
• メール冒頭の「お世話になっております」は必要か？
• 「鈴木課長様」「課長　鈴木太郎様」「課長殿」――正しい宛名の書き方は？
• メール文の正しい「起承転結」とは？
• ローマ字表記の送信者はスパムっぽい？
• 同じ相手に違う用件でメールするときの件名の付け方
• Re:はReplyの略ではない――返信メールの件名は変更してもいいのか？
• 用件が2つあるときは「など」や「他（ほか）」でまとめない
• 「お願い」だけでは伝わらない
• メールの返信は何時間以内に送るべき？
• 視点は「あなた」で伝えよう
• やりとりは1往復半で終わらせよう

書籍紹介

メール文章力の基本

藤田英時著
日本実業出版社　1300円（税別）

仕事のできる人がやっている「短く」「分かりやすく」「見やすい」メールが書ける77のルールを「良い文例・悪い文例」を対比する構成で紹介する。

藤田英時

コンピューター、インターネット、英語を得意とするジャーナリスト、ライター。米国ベイラー大学でコミュニケーションを専攻後、西南学院大学文学部外国語学科英語専攻卒業。翻訳出版、書籍編集・執筆、マニュアル制作、プログラム開発、技術サポート、大学で情報処理の指導など、幅広く活躍中。